Veel mensen rijden in de zomer met een auto naar Marokko die niet op hun eigen naam staat. Een leaseauto van de werkgever, een bedrijfsauto waarvan het kentekenbewijs op naam van de onderneming staat, of de auto van een familielid. Wat veel mensen dan niet weten, is dat u in al deze gevallen een officieel document nodig heeft om zonder problemen de grens over te komen: een gelegaliseerde autovolmacht.
Zonder dit document kunt u aan de grens worden tegengehouden. In dit blog leggen wij uit wat u nodig heeft, waar u rekening mee moet houden en hoe Arabika dit voor u regelt.
Wanneer heeft u een autovolmacht nodig?
U heeft een autovolmacht nodig als het kentekenbewijs van de auto niet op uw naam staat. Dit geldt voor:
Een leaseauto waarbij het kentekenbewijs op naam van de leasemaatschappij staat, een bedrijfsauto waarbij het kentekenbewijs op naam van uw werkgever of uw eigen onderneming staat, of de auto van een familielid, partner of vriend.
Rijdt u in uw eigen auto, op uw eigen naam? Dan heeft u geen volmacht nodig.
Waarom is een gewone brief niet genoeg?
Een brief van uw werkgever of leasemaatschappij is niet voldoende. De Marokkaanse autoriteiten eisen een officieel gelegaliseerd document waaruit blijkt dat u bevoegd bent om met de auto te rijden. Dat betekent dat de volmacht langs twee officiële stappen moet.
De eerste stap is de legalisatie via de Kamer van Koophandel (KvK). Hiermee wordt bevestigd dat de ondertekenaar daadwerkelijk bevoegd is om namens de organisatie te handtekenen. De tweede stap is de apostille via de rechtbank. Dit is een internationaal erkend certificaat dat het document rechtsgeldig maakt voor gebruik in het buitenland, waaronder Marokko.
Ontbreekt één van deze stappen? Dan wordt de volmacht aan de grens niet geaccepteerd.
Wilt u direct weten wat u nodig heeft voor uw situatie? Plan een afspraak in bij Arabika Rotterdam en wij begeleiden u stap voor stap.
Wie mag de volmacht ondertekenen?
De volmacht moet worden ondertekend door iemand die tekenbevoegd is bij de KvK, doorgaans een directeur of een daarvoor gemachtigde persoon. Een handtekening van een HR-medewerker of een collega is niet geldig.
Dit is een van de meest voorkomende fouten: de volmacht is correct opgesteld, maar de handtekening staat van iemand die niet bevoegd is. Dat leidt vrijwel altijd tot afwijzing en vertraging. Controleer dit dus vooraf in het KvK-handelsregister.
Hoe lang is een autovolmacht geldig?
Een autovolmacht is 3 maanden geldig vanaf de datum van afgifte. U kunt de volmacht van vorig jaar of van een eerder seizoen dus niet opnieuw gebruiken, ook niet als deze er nog netjes uitziet. Na het verstrijken van de drie maanden is het document juridisch niet meer geldig en wordt het aan de grens afgewezen.
Plan uw aanvraag daarom zorgvuldig. Vraag de volmacht niet te vroeg aan, maar ook zeker niet op het laatste moment.
Veelgemaakte fouten die u kunt voorkomen
Te laat beginnen is de meest gemaakte fout. De legalisatie via de KvK en de apostille via de rechtbank kosten tijd. Begin hier ruim van tevoren mee, zeker niet in de week voor vertrek.
Een verlopen volmacht meenemen is eveneens een veelvoorkomend probleem. De volmacht is slechts 3 maanden geldig. Een document van vorig jaar of van eerder dit jaar wordt aan de grens zonder uitzondering afgewezen.
Verder zien wij regelmatig dat de verkeerde persoon heeft ondertekend. De persoon die heeft getekend is dan niet tekenbevoegd bij de KvK. Ook ontbrekende gegevens zoals het kenteken, de naam van de bestuurder, de bestemming of de ingangsdatum zorgen voor onnodige vertraging. Tot slot wordt de apostille soms vergeten: de KvK-legalisatie is aanwezig, maar de apostille via de rechtbank ontbreekt.
Eén fout kan ertoe leiden dat u aan de grens wordt tegengehouden of dat uw auto Marokko niet in mag.
Wat kost het en hoe werkt het bij Arabika?
Bij Arabika regelt u de volledige autovolmacht onder één dak. Wij stellen het document op, verzorgen de legalisatie via de KvK én de apostille via de rechtbank, en zorgen dat alles compleet bij u terugkomt.
De kosten bedragen €150 inclusief btw. Dit is een all-intarief: de KvK-legalisatie, de apostille via de rechtbank en de begeleiding zijn allemaal inbegrepen. Geen losse kosten per stap, geen verrassingen achteraf.
Omdat het een bedrijfsauto betreft, zijn de kosten voor de volmacht fiscaal aftrekbaar als zakelijke kostenpost.
De doorlooptijd bedraagt ongeveer 3 tot 4 werkdagen, afhankelijk van uw reactietijd bij het aanleveren van de benodigde gegevens. Zorg dat u op tijd begint, zodat de volmacht klaar is ruim voor uw vertrekdatum.
Zodra de volmacht gereed is, kunt u deze gratis ophalen op onze locatie in Rotterdam. U hoeft nergens anders naartoe.
Veelgestelde vragen
Vertrek zonder zorgen. Arabika regelt het voor u.
Een goede voorbereiding begint met de juiste papieren. Kom langs bij een van onze kantoren of plan online een afspraak in. Wij zorgen dat uw autovolmacht op tijd en volledig in orde is, zodat u zonder problemen kunt vertrekken.
